En este post vamos a analizar las nuevas obligaciones formales, referentes a la factura electrónica, que se deben cumplir cuando contraten con una administración pública o con sus contratistas los autónomos y las PYMES. Estas obligaciones están las recogidas en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del sector público.
Factura electrónica
La única diferencia entre la factura electrónica con la ordinaria es que no se emite en papel sino por medios electrónicos y que su autenticidad está garantizada por una firma electrónica avanzada.
Su forma y contenido son los mismos que en una factura “en papel”, los requisitos formales que debes cumplir son:
- Datos personales; nombre, domicilio y NIF… de la persona que emite la factura y su destinatario.
- Fecha de la factura y su número o serie.
- Conceptos o descripción de los trabajos realizados o servicios prestados.
- Cantidades facturadas, el bruto y los impuestos que se aplican (IVA, retenciones, exenciones…) y el total a pagar.
- Otras indicaciones como forma o medio de pago…
Ventajas de la factura electrónica
Podemos destacar los siguientes beneficios de la factura electrónica:
- Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
- Reducir errores humanos
- Eliminar costes de impresión y envío postal
- Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
- Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
- Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
- Facilitar la lucha contra el fraude
- Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión.
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información, que desde nuestra filosofía de digitalización es uno de los puntos mas importantes.
Obligación de emitir factura electrónica
Ya la Ley 25/2013, que acabamos de mencionar, establece la obligación de presentar factura electrónica a las administraciones públicas para empresas que tengan forma de sociedad u otro tipo de personas jurídicas, uniones temporales de empresas y similar, es decir, para todos los contratistas con la administración excepto cuando sean personas físicas.
Plazo de pago de la factura electrónica y consecuencias de la falta de pago
En la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Ley 9/2017) se establece la obligación por la administración de pagar dentro de los treinta días siguientes a la presentación de la factura por el contratista o subcontratista, si no realiza este pago en dicho plazo estará obligada a pagar interés de mora e indemnizarle por los costes de cobro en los términos previstos en la Ley de Prevención de la Morosidad en Operaciones Comerciales (Ley 3/2004).
La presentación de esta factura electrónica debe hacerse dentro de los treinta días siguientes desde la entrega de las mercancías o la prestación de los servicios.
Punto de entrada de las facturas electrónicas
La Ley 25/2013 obliga a todas las administraciones, la del Estado, las autonómicas y los entes locales, a disponer de un punto de entrada para facturas electrónicas donde se podrán presentar las que se dirijan a ellos, así como a sus organismos dependientes.
A través de estos puntos se presentarán todas las facturas electrónicas dirigidas a esa administración, debiendo admitirse y dar a su emisor un registro electrónico de la administración correspondiente como acuse de recibo, con expresión de la fecha y hora de presentación.
Esta norma viene a incorporar la regulación europea, en concreto las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, ambas de 26 de febrero de 2014.
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